Командировка работника — достаточно важное и полезное дело для организации. Но каждая такая поездка подразумевает дополнительные траты. Сотруднику по окончании служебной поездки нужно оформить авансовый отчет. Для правильного оформления используется специальный образец, который представлен ниже.

Оформление авансового отчета по командировке

Командировка — поездка работника на небольшой промежуток времени в иную компанию или филиал для осуществления дополнительной проверки. Возможны и иные мероприятия. Приезд согласовывается с руководителем компании для выполнения крайне важных работ. Об этом свидетельствует Трудовой кодекс РФ в статье 166. В момент направления в поездку, руководитель предоставляет работнику следующие виды гарантий:

  • В период временного отъезда собственное рабочее время сохраняется;
  • Заработная плата не меняется;
  • Работнику возмещаются затраты, которые были понесены во время командировки. Сюда относится оплата за такси или другой вид транспорта, аренда жилья и иное, предусмотренное статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Основы для создания авансового отчета по командировке?

Отчет о завершенной командировке считается последним этапом текущей процедуры. В нем следует написать данные на отправление и момент возвращения работника из временной поездки. Иными словами, качественно оформленный документ должен подтверждать все расходы, которые были осуществлены в период поездки. Ведь они в дальнейшем повлияют на налоги организации. Подобный авансовый отчет создается работником, который направлен в поездку по работе.

После окончания формирования он передается в бухгалтерию для последующей проверки финансовых расходов. Окончательный этап — подпись руководителя об утверждении. Все денежные средства компенсируются. Если был дан аванс, то вписывается разница, если расходы были более значительными, чем предполагалось.

Порядок оформления авансового отчета по командировке

Впервые побывавший сотрудник в командировке может задаться вопросом, как оформить авансовый отчет. Если разобраться, то это весьма легко. Сегодня существует множество систем, которые помогают работникам быстро и правильно оформлять официальные бумаги. Бухгалтерии остается только их проверять. Итак, для того чтобы оформить документ, необходимо:

  1. Написать название компании;
  2. Порядковый номер и дату официальной бумаги. Эти данные должен установить уполномоченный работник;
  3. Из какого отдела сотрудник и какова должность;
  4. Ниже указывается причина, по которой составляется отчет. В данном случае — служебная поездка;
  5. Затем вписываются все показатели авансовой суммы и итоговые затраты;
  6. Документ передается бухгалтерам, которые прописывают номера и суммы кредита и дебета по правилам ведения бухгалтерского баланса;
  7. Второй лист необходим для прикрепления дополнительных документов, которые касаются командировки;
  8. После проверки бухгалтерами, отчет передается руководителю на подпись.

Главное — не потерять и не испортить документы, которые подтверждают текущие расходы.

Образец заполнения авансового отчета по командировке в 2018 году

Список дополнительных документов

Подобные документы именуются как оправдательные. Для того чтобы подтвердить свои расходы, сотрудник должен предъявить следующие виды документов:

  1. Если продукция приобреталась в розничном магазине, необходим товарный или кассовый чек. Если в кассовом чеке выделяется НДС, то потребуйте дополнительно у продавца счет-фактуру;
  2. Приобретая в розничном магазине и не имея кассового аппарата, каждый документ об оплате предоставьте со списком товаров. Также попросите продавца написать объяснительную, по какой причине он не использует кассовый аппарат;
  3. Если были оплачены услуги, например, проезд в общественном транспорте, почтовые услуги, нахождение в гостинице, необходимо предоставить подтверждающие об этом документы. Как правило, нужен кассовый чек и документ об оказании предоставленных услуг;
  4. Если товар был приобретен у оптового продавца, предоставьте кассовый чек, а также акт о том, что услуги были представлены банковской организацией;
  5. Если менялась валюта, то чек из обменного пункта.

Особенности оформления заграничной командировки

Для заграничной поездки есть свои существенные особенности. Связано это, в первую очередь, с тем, что там работник расходует иностранную валюту. Следовательно, в предоставленном авансовом отчете должна быть сумма как в национальной, так и в иностранной валюте. Помимо этого, вся документация должна быть переведена на русский язык. Перевод должен осуществляться на отдельном листе, а не в определенных бумагах. Его может сделать как сам переводчик, так и работник, если он соответствует определенным документам.

Что касается остальной процедуры, то все утверждения и принятия отчета схожи с процедурой оформления командировки внутри страны.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.
Похожие записи
Как оплачивать командировку в выходной день? Существуют различные ситуации, когда сотрудник выб...
Оформление командировки за счет принимающей стороны Если принимающая сотрудника в командировку компани...
Отмена командировки — оформление и образец В работе компаний часто возникают обстоятельства, ...
Как оплачивается командировка в выходной день в 2018 году?... Иногда в нерабочий день сотрудник может отправитьс...
Особенности командировки во время отпуска Чтобы отправить сотрудника в командировку, необход...
Как оплачивается проживание в командировке в 2018 году? Трудовое законодательство претерпело ряд изменений...