Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя. Этот работник выполняет многочисленные функции и решает возникающие задачи. Также оно взаимодействует с представителями других отделов предприятия в процессе своей деятельности. Права, обязанности, ответственность – это то, что прописывается в должностной инструкции этого специалиста.

Скачать образец должностной инструкции

Однако начинается любая должностная инструкция с общих положений. В общих положениях указывается следующая информация:

  • секретарь-делопроизводитель относится к группе технических исполнителей;
  • процедура назначения осуществляется посредством издания приказа от имени гендиректора (то же касается процесса, когда этот специалист освобождается от должности);
  • находится в подчинении непосредственно у гендира (иногда у зав канцелярии или начальника обеспечения документацией);
  • для назначения необходимо иметь высшее образование и иметь знания не только по специальности, но еще и по программному обеспечению, с которым ведется ежедневная работа.

Также в общих положениях должностной инструкции устанавливается, что в процесс деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется должностной инструкцией, локальными НПА, уставом и приказами руководства.

Основные функции секретаря-делопроизводителя

Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:

  • обеспечение учета документов;
  • регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
  • информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.

Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.

Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности

Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.

Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.

Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.

Права

Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.

Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.

Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.

Ответственность

На предприятиях секретарь-делопроизводитель несет ответственность за свои действия. Если он будет исполнять обязанности некачественно или не будет их исполнять в принципе, то мера ответственности будет установлена в соответствии с ТК РФ. Ответственность предусмотрена и при несоблюдении приказов, и при разглашении конфиденциальной информации, и при нарушении правил по технике безопасности.

С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?

В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.
Похожие записи
Общие положения должностной инструкции менеджера по рекламе... Менеджер по рекламе и PR занимается осуществлением...
Каковы общие положения должностной инструкции санитарки?... Ни одно медицинское учреждение не может обойтись б...
Должностная инструкция офис менеджера по продажам — общие положения... Данная профессия в большинстве связана с торговлей...
Содержание должностной инструкции технического директора... Должностную инструкцию технического директора созд...
Что входит в функциональные обязанности системного администратора?... Специалисты данной категории присутствуют практиче...
Какие должностные обязанности у уборщика служебных помещений?... Практически в каждой организации имеется профильны...