Отправляете сотрудника в командировку? Он может решить поехать на своем транспортном средстве. Директор вправе согласиться, ведь иногда это выгодное решение в отличие от поездки на общественном транспорте.

Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле?

Если работодатель отправляет работника в служебную поездку, он обязан возместить все связанные с поездкой расходы, в том числе проезд до места назначения и обратно. Размер расходов, как правило, компания может установить самостоятельно. Что касается общественного транспорта, то может быть ряд ограничений — при перелете на самолете можно пользоваться категорией не выше эконом-класса, а воспользовавшись поездом — не выше купе. Следует отметить, что ограничения на личный автомобиль не действуют. В этом случае вам нужно указать примерный расход топлива вашего транспортного средства до места назначения.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Условия об отправлении сотрудника в командировку на личном автомобиле необходимо закрепить в нормативном акте. Статья 168 ТК РФ подробно это расписывает. У законодателя нет уточнения, каким именно ТС должен пользоваться работник во время поездки. Именно поэтому он может взять собственный автомобиль, предварительно согласовав это с руководством компании. Для того чтобы правильно оформить авансовый отчет, требуются все необходимые документы, которые подтвердят затраты личного ТС.

Список документов для авансового отчета

После прибытия из командировки сотрудник в течение 3 дней обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет на все осуществленные расходы. Дополнительно следует приложить:

  • Удостоверение о командировке со всеми примечаниями;
  • Документ о служебном задании и прилагаемом отчете выполнения;
  • Квитанции с автозаправочных станций, документы и счета гостиницы, которые подтверждают осуществленные расходы.

Если с предоставленными документами все в порядке, то авансовый отчет в последующем предоставляется на подпись директору компании. После утверждения работодателем, все расходы компенсируются. Однако до поездки в командировку, нужно согласовать, какая сумма за проезд будет учитываться: согласно предоставленным чекам из АЗС или фиксированная.

Образец приказа командировки на личном автомобиле

Приказ на служебную поездку оформляется в унифицированном варианте по форме Т-9. Работодатель может самостоятельно составить документ и утвердить его или воспользоваться готовой.

Если вы отправляетесь в командировку на личном транспортном средстве, в приказе нужно упомянуть следующую информацию:

  • Наименование организации;
  • Название документа и дата составления;
  • ФИО сотрудника, его должность и название работы;
  • Место прибытия и срок нахождения в командировке;
  • Цели рабочей поездки и фирма, которая понесет все затраты.

Этот приказ подписывается руководителем компании.

Образец приказа

Оплата проезда в командировку на личном автомобиле

Если сотрудник согласился использовать личное транспортное средство, ему полагается выплата компенсации за вовлечение в процесс этого имущества. Помимо этого, возмещаются все понесенные расходы за использование. Размер возмещения расходов определяется согласно трудовому договору, который выражен в письменном варианте.

В результате вы обязаны выплатить сотруднику, который владеет транспортным средством, компенсацию. Она должна возместить стоимость топлива и иные затраты, которые касаются эксплуатации ТС в период поездки. Окончательный размер определяется в документе о соглашении.

Но если рассчитать налоги на прибыль, подобные выплаты можно учесть только в пределах нормы. Эти расходы согласно налоговой базе относятся к прочей категории, которая связана с реализацией и производством. Размер их относительно мал. Если объем двигателя транспортного средства меньше двух литров, норма по возмещению расходов — 1200 рублей в месяц. Если больше, то 1500 в месяц. Как говорят чиновники, в нормативных актах, которые были установлены Правительством РФ, учитывается возмещение расходов, которые возникают в период эксплуатации транспортного средства — ремонт, износ и топливо. Следовательно, цена бензина, которая компенсируется государством, не может быть больше указанных в законе норм.

Похожие записи
Приказ о переносе командировки на другой срок — образец... Многие компании зачастую отправляют собственных со...
Как подготовить командировку руководителя — приказ Командировка руководителя - всегда ответственное и...
Оплата командировки в выходной день 2018 Бывают ситуации, когда сотрудник отправляется в ко...
Внесение изменений в положение о командировках Если появились некоторые изменения на предприятии,...
Как рассчитать командировочные у госслужащих? Служебные командировки для государственных служащи...
Как продлить командировку сотруднику? Многие компании часто отправляют сотрудников в ком...
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):