Каждая компания время от времени проходит проверку по типу хранения и обработки личных данных каждого трудоустроенного работника. Если присутствуют какие-либо несоответствия, необходимо ознакомиться с условиями законодательства и максимально подготовиться ко всевозможным проверкам.

В течение последних 6 лет законодательный орган часто обращал внимание на защиту персональных данных на предприятии. С течением этого времени был принят закон О персональных данных, а также дополнительно внесены изменения в Трудовой кодекс РФ. Именно он теперь регулирует защиту персональных данных сотрудника и введен в виде дополнительных нормативных актов. Этим должен руководствоваться каждый человек, который имеет отношение к подобной информации.

Правила хранения и оформления личных дел сотрудников

Создавая личное дело сотрудника, нужно учитывать некоторые нюансы:

  • Документы временного пользования в личном архиве не должны быть. То есть временные документы должны храниться отдельно от постоянных;
  • Позаботьтесь о том, чтобы исключить из персонального дела подлинные документы для постоянного хранения;
  • Каждый документ необходимо представлять в одном единственном варианте;
  • Одно дело в архиве не должно превышать более 40 миллиметров (4 см);
  • В основной папке должны храниться как документы, так и объяснительные приложения к ним.

Учтите, что Федеральным законом запрещается подвергать и включать в обработку информацию о работнике. Речь идет о религиозных и политических отношений, данные о частной жизни — без письменного разрешения. Персональные данные могут быть применены в виде трудоустройства или с учетом продвижения сотрудника по службе, обеспечения сохранности и безопасности имущества работника.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Личные дела должны быть оформлены одинаково и аккуратно. Это позволяет исключить потерю чрезвычайно важной документации.

Персональное дело работника оформляется в следующем варианте:

  • На основном листе находятся все данные сотрудника: фамилия, имя и отчество, а также дата, когда было заведено личное дело;
  • Если они хранятся в одной папке, отсортируйте их согласно алфавиту для облегчения дальнейшей работы;
  • Следите за общей суммой страниц одного дела. Количество не должно превышать больше 250 единиц.

Необходимость журнала учета личных дел работников

Необходимость этого журнала существует для каждого предприятия. Единой формы журнала нет. Но ее можно самостоятельно создать или же приобрести в магазине. Содержание может меняться в зависимости от деятельности организации.

В журнале присутствуют данные о персональных делах, которые были когда-то заведены в конкретной организации. В подобной графе заносится дополнительная личная информация, дата, фамилия, имя и отчество работника и так далее. Закрытие дела сопровождается пометкой в журнале в виде причины и даты закрытия. Если в бланк дела сотрудника внести опциональные данные, можно использовать дополнительную графу под наименованием — Примечание.

Нужно ли вести журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Сегодня существует приказ Минздравсоцразвития Российской Федерации под номером 739н, согласно которому оформляется журнал учета людей, которые отправились в командировку.

По новым правилам каждый руководитель должен вести учет собственных сотрудников, которые направляются в служебные командировки как по территории Российской Федерации, так и в иностранные государства. Чтобы этот учет был осуществлен, требуются две формы регистрации убывших в командировку работников:

  1. Журнал учета сотрудников, которые отправились в командировку;
  2. Журнал учета работников, которые прибыли из служебной поездки.

Чтобы организовать учет командировочных работников, руководитель компании должен назначить уполномоченное лицо, которое ответственно за регистрацию выбытия и прибытия. Помимо этого, работодатель должен хранить журнал выбытия и прибытия на протяжении пяти лет с момента оформления.

Сколько лет хранится личное дело сотрудника?

Законодательство обязывает каждого руководителя фирмы хранить данные, которые создаются с течением времени. Отдел кадров ответственен за это. Помимо этого, закон об акционерных обществах и ООО вносит обязанность хранить подобные документы. К таковым относятся:

  • Приказы;
  • Положения;
  • Документы по личному составу и тому подобное.

Сегодня персональные дела в архиве должны храниться 75 лет. Однако государственные власти планируют сократить этот срок вчетверо, сэкономив бюджетные денежные средства. Ведь для хранения одного дела затраты составляют порядка 40 рублей в год.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.
Похожие записи
Оформление командировки за счет принимающей стороны Если принимающая сотрудника в командировку компани...
Отмена командировки — оформление и образец В работе компаний часто возникают обстоятельства, ...
Как рассчитать командировочные у госслужащих? Служебные командировки для государственных служащи...
Внесение изменений в положение о командировках Если появились некоторые изменения на предприятии,...
Как рассчитать суточные за командировку за границу? Размер суточных при командировках за границу в 201...
Как подготовить командировку руководителя — приказ Командировка руководителя - всегда ответственное и...