Табель учета рабочего времени — это обязательный кадровый документ. Он необходим как работодателю, так и работнику:

  • по нему бухгалтерия начисляет зарплату и различные пособия;
  • ведется и контролируется соблюдение норм трудового времени;
  • подаются данные в статистику;
  • в случае увольнения, может служить в суде, доказательством.

Из вышеперечисленного, видна вся важность этого документа для предприятия. Как правильно его оформлять и заполнять, кто за это ответственный, сколько хранится табель? На эти и другие вопросы, далее, в нашей статье.

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Учет времени работников – обязательная процедура для всех видов организаций. Его ведение осуществляется на основании разработанных Госкомстатом унифицированных бланков формы Т-12 и Т-13 в виде табелей.

Т-12 – универсальная форма, в ней, еще можно рассчитывать зарплату работникам. Ее ведение удобно для небольших компаний.

Скачать Т-12

Т-13 – форму используют в организациях, с установленным на проходной турникетом.

Организация, на свое усмотрение выбирает форму ведения документа:

  • сплошная форма – заполняются ежедневно все посещения и пропуска;
  • по отклонениям – заполняют только пропуск рабочего времени,
  • опоздания, неполные часы и дни, сверхурочные, ночные часы.

В конце месяца подбиваются итоги, его подписывают ответственные лица и сдают в бухгалтерию.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени должен неукоснительно соблюдаться. По нему начисляется зарплата, и его часто проверяет налоговая инспекция. Его открывают на месяц, за 2–3 дня, до его начала.

Все необходимые графы в документе есть, но если необходимо его изменить, допускается внесение своих данных и адаптация его к потребностям компании.

Данные обо всех отсутствиях и отклонениях на работе, вносятся на основании установленных законодательством документов – приказов, актов невыхода на работу, больничных, заявлений об отпусках, предупредительных записках и т. п.

Каждый месяц, ответственный таблеровщик, подбивает данные:

  • суммарное число отсутствия на работе, в часах или днях;
  • общее число сверхурочной работы с указанием типа работы.

Расчет зарплаты вносит бухгалтерия. Этот раздел, можно оставлять незаполненным, если расчет зарплаты ведется по другому документообороту.

Кто должен заполнять?

Ведение учета табеля рабочего времени за конкретной должностью не закреплено.

Ответственный сотрудник назначается приказом руководителя по предприятию. Если компания большая, ответственных в подразделениях или департаментах, назначает своим распоряжением их руководитель.

Его подписывает руководитель отдела или департамента и работник кадровой службы.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2018 году

Документ оформляют на основании принятых условных обозначений. Это делает его унифицированным и легко обрабатываемым. Все обозначения написаны на титульной стороне бланка.

Как оформить табель учета — образец 2018

Бланк содержит постоянные строки, не требующие постоянного заполнения, а именно:

  • название документа;
  • период его ведения;
  • наименование предприятия, подразделения;
  • заполняются коды организации;
  • указывается используемая форма ведения периода;
  • подпись ответственного лица, руководителя, работника отдела кадров.

Весь учет ведется с использованием обозначений.

Заполняются данные в две строки:

  • в верхней, указывается количество часов отклонений;
  • в нижней – обозначается условным обозначением тип отклонения, здесь также фиксируется ночные часы работы.

Если, за один день, у работника, было два отклонения от установленного графика, их фиксируют через дробь. Если больше двух – фамилию такого работника вносят еще в одну строку для корректного заполнения данных по нему.

Описание вносимых данных по номерам столбцов:

  • 1 – порядковый номер сотрудника в заполняемом документе;
  • 2 и 3 – информацию берут из личных карточек работников;
  • 4 и 6 – кодовое обозначение затрат времени;
  • 5 и 7 – для промежуточных результатов месяца;
  • 8 – суммирование верхних данных со столбцов 5 и 7;
  • 9 — суммирование нижних данных со столбцов 5 и 7;
  • 8-17 – заполняют в конце учетного периода;
  • 14 и 16 – указывают количество дней и часов;
  • 15 – шифр неявки работника;
  • 17 – количество праздничных и выходных дней по каждому сотруднику.

Скачать образец табеля учета рабочего времени

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

Сроки хранения табеля закреплены законодательством. Период хранения составляет 5 лет. Для производства, по которым положены компенсации, работа относится к вредной и тяжелой – 75 лет.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
Похожие записи
Как оформить гибкий график работы в трудовом договоре? В каждой организации, независимо от масштабов и об...
Как рассчитывается оплата труда за сверхурочную работу?... Наверно каждый из нас хотя бы однажды задерживался...
Эффективность введения метода самофотографии рабочего времени... Для максимального повышения рентабельности компани...
Возможно ли уменьшение рабочего времени из-за жары? Если в помещении жара выше нормы, то рабочее время...
Расчет переработки при суммированном учете рабочих часов... Немало крупных компаний и организаций в нашей стра...
Оформление изменения режима рабочего времени по инициативе работодателя... Порядок изменения рабочего времени или режима регл...