Как написать служебную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Залогом дружного коллектива является соблюдение дисциплины и добросовестное выполнение должностных обязанностей. Комплекс мер, направленных работодателем на сокращение числа нарушений дисциплины, всегда благоприятно влияет на производительность труда. К таким мерам можно отнести проведение воспитательной работы с сотрудниками, пропаганда добросовестного отношения к своим должностным обязанностям, премирование успешных результатов в работе.

К сожалению, не всегда приходится только поощрять и премировать сотрудников за хорошее исполнение своих должностных обязанностей. Они могут совершать и нарушения, в результате чего должны привлекаться к ответственности. Чтобы наказать сотрудника, непосредственный начальник составляет прямому руководителю служебную записку, в которой прописывает обстоятельства случившегося и излагает свои предложения — что нужно сделать, чтобы нарушение не повторилось вновь.

Что такое служебная записка?

Служебная записка представляет собой документ, который составляется прямому вышестоящему руководителю и содержит в себе важную информацию служебного характера. Докладная может писаться по факту прогула одного лица, по факту групповых нарушений рабочих, а также с целью донести определенную рабочую информацию, например о норме выработке отделом плана в текущем месяце.

Документ всегда составляется для достижения какой-либо значимой цели, поэтому в содержании, как правило, должны быть рекомендации или предложения.
Следует отметить, что в отличие от устного доклада записка всегда имеет письменную форму.

Виды служебных записок

Виды служебных записок обусловлены несколькими критериями.

Первый критерий – территориальный признак. В зависимости от нее документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние записки оформляются внутри организации. Внешние — направлены за ее пределы, например в вышестоящую инстанцию.

Второй критерий связан с тем, в каких случаях создается докладная.

Обстоятельства могут быть следующими:

• По факту невыполнения сотрудником должностных обязанностей в целях привлечения к ответственности;
• По факту нарушения дисциплины: прогул, опоздание и т.п.;
• С целью донести служебную информацию о трудовом процессе в целом, например, отражение статистических показателей о работе;
• С целью доложить о результате выполнения определенной поставленной задачи как составной части трудового процесса.

Таким образом, случаи, в которых докладные документы пишутся, обуславливают их виды.

Как написать служебную записку о невыполнении должностных обязанностей?

Для того чтобы правильно написать документ о невыполнении должностных обязанностей, непосредственный начальник должен владеть полной информацией о нарушении: кто, где, когда, при каких обстоятельствах совершил. Прежде чем садиться за бумагу, у подчиненного нужно потребовать объяснительную для выяснения причин случившегося. Когда объяснительная получена, пишется доклад, где объективно излагаются подробности содеянного, даются рекомендации для того, чтобы нарушение не повторилось, т.е. предлагается какая-либо превентивная мера.

При невыполнении должностных обязанностей не всегда обязательно составлять докладную. Иногда достаточно ограничиться проведением воспитательной беседы с записью в тетради индивидуальной работы, можно простить на первый раз, с учетом положительно характеризующейся личности сотрудника.

Направление вышестоящему руководителю прошения о наказании — крайняя мера, когда иными способами достучаться до работника не представляется возможным.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей — порядок оформления

Таким образом, если непосредственный руководитель решил все-таки привлечь подчиненного к ответственности, он соблюдает следующий порядок действий:

• Получает полную и объективную информацию о факте невыполнения лицом должностных обязанностей;
• Требует от работника объяснительную для выяснения причин;
• Выбирает способ воспитания сотрудника: провести беседу или наказать;
• При решении привлечь к ответственности пишет докладную вышестоящему начальнику.

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей — образец

Докладная о невыполнении должностных обязанностей пишется произвольно. Унифицированная форма служебной записки не предусмотрена ни одной статьей законодательства, образец отсутствует.

Несмотря на это, чтобы документ был полным и лаконичным, образец должен иметь такие реквизиты:

• В верхнем правом углу листа прописываются сведения о работодателе, его Ф.И.О., должность, имеющиеся регалии, наименование и адрес организации;
• Название документа — по центру листа «О невыполнении должностных обязанностей Петровым П.И.», к примеру;
• Текст документа: описание нарушения, кто, где, когда, по каким причинам, какие негативные последствия были обнаружены;
• Изложение мер рекомендательного характера. Например, «Прошу привлечь Петрова П.И. к дисциплинарной ответственности. Докладываю на Ваше усмотрение»;
• Сведения о лице, пишущем документ: Ф.И.О., должность и имеющиеся регалии;
• Фактическая дата и личная подпись.

В каждой организации действуют свои общепринятые образцы служебных записок, отличающиеся деловыми оборотами и определенным стилем изложения. Образец оформления докладной можно заимствовать в отделе кадров организации, где имеются все бланки, а также бесплатно скачать на интернет — ресурсе.

Скачать образец