Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение. Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки. При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.
Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета. Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам. Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:
- Вести четкий учет кадров;
- Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
- Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.
Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.
Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:
- Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
- На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
- На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.
В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.
Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:
- Улучшение работы с персоналом;
- Конфиденциальность информации;
- Снижение расходов;
- Сохранность первичных документов.
В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:
- Дата реализации данного процесса;
- Общее количество заполненных страниц;
- Численность указанных документов;
- Личные данные уполномоченного лица;
- Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
- Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец
Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:
- Нумерация трудового договора;
- Дата заключения;
- Данные о работнике и занимаемая им должность;
- Название структурного подразделения;
- Дата расторжения;
- Особенности деятельности работника;
- Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
- Примечания.
Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец
Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.
Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений
Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.
(6 оценок, среднее: 4,50 из 5)
Загрузка...