Как известно, предприятиями управляет руководитель, корректируя, контролируя и направляя в нужное русло работу персонала. Одному ему за всем не уследить, особенно если фирма очень велика, поэтому в своем штате он должен иметь обособленный круг помощников.

В основном это люди, которые задействованы в административно — управленческом аппарате, которые являются непосредственными помощниками директора.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции. Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется. Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы. Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное. Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов. Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Быть подготовленным к решению организационных вопросов. Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю. При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации.
Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг.
Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность

Каждый сотрудник предприятия при поступлении на работу подписывает трудовой договор и знакомится с должностной инструкцией. Если он некачественно, недобросовестно относится к выполнению непосредственных обязанностей, то внутренние нормативные акты предусматривают ответственность за это.

Он отвечает за качество документов, которые в дальнейшем передаются на подпись руководству. Несет ответственность за небрежное отношение к сохранности и регистрации документов. Должен быть аккуратным, ответственным и пунктуальным работником.

Образец должностной инструкции секретаря — референта

Стоит отметить, что должностная инструкция очень важный документ, содержащий некие правила, которым должен следовать секретарь. В ней прописаны все функции, обязанности, права, ответственность секретариата.

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта 

Похожие записи
Должностная инструкция водителя грузового автомобиля — общие положения... Должностная инструкция водителя грузового автомоби...
Что входит в должностные обязанности электрогазосварщика?... Должностная инструкция электрогазосварщика являетс...
Какие должностные обязанности у продавца-консультанта?... Продавец-консультант - это самая востребованная пр...
Общие положения должностной инструкции главного инженера... Главный инженер занимается технической стратегией ...
Общие положения должностной инструкции дворника Дворник — это специалист, который обслуживает терр...
Должностная инструкция директора по развитию — общие положения... Должность директора по развитию входит в состав ос...
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):