В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.
Что такое выписка из штатного расписания?
Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу. Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных. В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.
Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:
- Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
- Для налоговой;
- При участии в тендерах;
- Для вступления в Саморегулируемую организацию;
- Документ необходим лично работнику;
- Для судового процесса.
Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:
- Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
- Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
- ФИО составлявшего.
Как сделать выписку из штатного расписания?
Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.
Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.
В выдержке указывают следующую информацию:
- Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации — ОКУД и ОКПО;
- Его название, дата составления и регистрационный номер;
- Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку — указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
- Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.
Информация включает в себя:
- Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
- ФИО работника, его должность;
- Разряд, категорию профессии или квалификацию;
- Размер ставки (оклада) этого работника;
- Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
- Удержания, если таковые были;
- Итоговая сумма к выплате (зарплата);
- Последняя строка — это колонка для возможных примечаний.
В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.
Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников, например, по запросу для проверки в налоговую. Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.
На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).
Выписка из штатного расписания – форма Т-3
Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.
Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018
Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы. В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.
Подписывают документ, по тем же правилам, что и с окладами — ответственный за составление и все лица, которые подписывали штатное расписание.
(5 оценок, среднее: 4,20 из 5)
Загрузка...