На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой регистрационной книге ответственные за ее заполнение сотрудники делают записи о предоставленных больничных листах штатными работниками. Это очень удобно всегда можно быстро найти нужную информацию, если это будет необходимо.
Нужно ли вести журнал учета больничных листов в организации?
В РФ сегодня нет нормативных актов, которые обязывали бы учреждения вести подобные регистрационные формы. Заводить такой документ на своей фирме или нет, работодатель решает самостоятельно. Основная задача регистрационного журнала — это учет сданных работниками больничных листов и быстрый их поиск по записям, если в том возникнет необходимость. К примеру, Фонд социального страхования может попросить предоставить соответствующую книгу, а также можно быстро произвести подсчет общего количества дней, проведенных конкретным сотрудником на больничном, ведь статьями Трудового Кодекса установлено определенное количество дней в год, которые подлежат оплате.
Журнал учета больничных листов как вести?
Если было принято решение вести журнал учета листков нетрудоспособности, необходимо познакомиться с его структурой. Страничка данной учетной формы это своеобразная таблица, в столбцы которой вносится важная информация о периоде нетрудоспособности.
В частности в документе периодов нетрудоспособности содержатся такие сведения:
- Номер листка нетрудоспособности;
- Наименование медицинской организации, которая выдала данный документ;
- Период временной нетрудоспособности (когда выдан и когда закрыт, интервал дат);
- Дата передачи листка нетрудоспособности работодателю.
Рекомендация по заполнению: во избежание недоразумений при регистрации документа нетрудоспособности, предоставленного работником, следует подтвердить факт приема подписями ответственного лица и, предоставившего медицинский документ, работника.
Также книга регистрации больничных листов обязательно должна содержать реквизиты компании, на которой она ведется — юридический адрес, код, полное наименование и фамилии ответственных за его ведение лиц. В интернете довольно много макетов структуры данного документа и есть возможность бесплатно скачать любой понравившейся шаблон бланка. Допускается добавление новых строк и столбцов, которые необходимы на конкретном предприятии в связи со спецификой его работы. Никаких строгих рамок и ограничений законом не установлено.
Форма журнала учета больничных листов в организации
Книга учета листов нетрудоспособности в учреждении может вестись как в бумажном, так и в электронном формате. Это зависит от формы ведения бухгалтерской документации (бумажная или с использованием компьютерных программ) и личных предпочтений управляющего персонала. То есть, работодатель вправе решать, каким образом будет происходить ведение такого журнала.
Журнал учета больничных листов — образец заполнения
Для удобства заполнения и формированию понимания какие данные в какие графы необходимо разносить, рекомендуется ознакомиться с образцом заполненного журнала. Как уже было отмечено, данный документ может составляться в произвольной форме. Однако приведенный пример наглядно демонстрирует как необходимо вести учетную книгу листов нетрудоспособности.
Срок хранения журнала учета больничных листов
Не смотря на то, что ведение книги регистрации не является обязательным, существуют строгие правила ее хранения, если решение вести ее все же было принято. Как и большинство бухгалтерских документов, журнал регистрации должен храниться в архиве компании не менее пяти лет с момента его окончания. То есть, если на предприятии будет проводиться проверка, аудиторы будут внимательны к соблюдению сроков хранения и этого документа. В случае выявления нарушений могут быть применены штрафы.
Ответственность за неведение журнала учета больничных листов
Так как ведение книги учета сегодня не является обязательным, и решение вести ее принимается, если руководство находит это удобным, ответственность за неведение отсутствует. Однако, если ведение документа актуально, и руководитель принял решение о необходимости ведения, стоит назначить соответствующим приказом лиц, которые будут ответственными за правильное заполнение. Также стоит помнить и о сроке хранения он составляет 5 лет.
Вести такие записи или нет каждый решает самостоятельно, однако плюсы наличия такой книги очевидны. Но в тоже время следует не забывать, что в ведении данной книги есть свои правила.
(10 оценок, среднее: 4,10 из 5)
Загрузка...