Составление штатного расписания помогает оптимальному распределению людей по отделам и участкам предприятия, упрощает планирование и подсчет затрат организации, дает данные для экономического анализа. В действие оно вводится специальным приказом.
Как написать приказ об утверждении штатного расписания?
Ведение штатного расписания рекомендовано Постановлением Госкомстата РФ, для этого используется форма Т-3, из которой наглядно видна структура предприятия, количество ставок, фонд заработный платы.
Отсутствие вакантных должностей в документе, утвержденном и введенном в действие распоряжением руководителя, поможет объяснить работникам необходимость перевода, сокращения, почему нет возможности принять их на работу.
Руководитель должен еще раз убедиться перед утверждением, что включены необходимые ставки. Ненужные вакантные места лучше исключить, при необходимости их всегда можно ввести дополнительным изменением. Образец приказа об утверждении штатного расписания носит рекомендательный характер, так как нет официальной формы для его составления, но должна быть указана определенная информация и необходимые реквизиты.
Форма приказа об утверждении штатного расписания
Форма приказа об утверждении нового штатного расписания выбирается предприятием самостоятельно.
В большой организации документ может составляться для:
- Каждого структурного подразделения. Например, отдельно для работников бухгалтерии, рабочих столярного цеха, службы охраны;
- По специализации сотрудников. Если на предприятии много цехов, где трудятся рабочие одной специальности, можно разработать штатное расписание для занимающих должности слесарей, наладчиков оборудования.
Для небольшой организации достаточно одного документа. В нем вписываются все единицы, с указанием количества ставок, тарифных окладов. Выводится общий фонд заработной платы. Эти суммы удобно использовать при планировании экономической деятельности, определении загруженности. Может сложиться ситуация, когда на одном участке не хватает людей, чтобы выполнить объем работы, а на другом в это время есть возможность особенно не утруждаться, во втором случае происходит излишняя трата средств на зарплату, а в первом неоправданная нагрузка.
Названия должностей и рабочих специальностей должны соответствовать записям в трудовой книжке, чтобы при начислении пенсии у сотрудников не возникало проблем. Иногда не нужно менять все расписание, когда издается указ о внесении изменений, в нем перечисляются должности, которые нужно ввести, сократить, уменьшить или увеличить количество ставок. В нем должна быть заполнена конструктивная часть, в которой объясняются причины, вызывающие пересмотр, как открытие дополнительных площадок, развитие новой деятельности, расширение одного отдела за счет сокращения другого.
После утверждения, издается приказ с более поздней датой, который вводит его в действие. Все лица, которых касаются нововведения, должны быть ознакомлены с распоряжением под подпись, а в случае изменения должностей заранее извещены руководством, дать письменное согласие. Изменения записываются в трудовую книжку. Если вопрос касается оплаты, то новые условия вписываются в трудовой договор, а сотрудник извещается за 2 месяца. Соответственно, документ вступит в действие через этот период.
Приказ об утверждении штатного расписания – образец
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год, образец которого можно будет скачать ниже, содержит следующую информацию:
- Порядковый номер и дату издания, которые ставятся после подписания директором;
- Полное название организации и город, в котором оно находится;
- Данные предприятия;
- Число, с которого вводится в действие.
Указывается отдельным пунктом на кого возлагается контроль над исполнением приказа, с указанием ФИО и должности. Это может быть начальник отдела кадров, сам руководитель в небольшой организации, любые сотрудники. На основании образца ответственное лицо может составить документ для своего предприятия с учетом особых указаний руководителя и особенностей деятельности.
Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания
Все документы имеют определенные сроки хранения. Часть передается в архив на определенный срок, а часть уничтожается, о чем составляется специальный акт.
Приказ на утверждение штатного расписания на 2018 год должен храниться постоянно. Документы, где указаны перемещения, назначения работников, являются важным доказательством в суде при рассмотрении трудовых споров и при назначении пенсии, такие ситуации могут возникать спустя многие годы после увольнения. Имеет длительный срок хранения, до 75 лет, штатная расстановка, в ней для каждой должности указываются данные сотрудника, который ее занимает, структурные подразделения, оклады, надбавки. Эта форма часто используется на небольших предприятиях.
Для введения в действие нового штатного расписания необходимо провести приказ. Для этого рекомендуется пользоваться образцом, а дополнения вносить, учитывая специфику деятельности предприятия. К составлению таких документов нужно подходить ответственно, так как от их правильности зависит справедливая оплата и пенсия многих людей.
(5 оценок, среднее: 4,40 из 5)
Загрузка...